0912062026

Quy Trình Tổ Chức Một Cuộc Hội Thảo

Hội thảo là cuộc gặp mặt của một nhóm người có cùng chung một vấn đề quan tâm tại một địa điểm và thời gian nhất định để trình bày, học hỏi hoặc tranh cãi về vấn đề chung đó. Một số loại hình hội thảo chủ yếu đó là hội thảo thương mại, hội thảo chia sẻ, hội thảo quảng bá văn hóa, sản phẩm, hội thảo khoa học, hội thảo chuyên ngành. Một cuộc hội thảo dù đơn giản hay có tính quan trọng cao thì đều yêu cầu sự chuẩn bị kỹ càng và đúng quy trình ngay từ ban đầu. Một cuộc hội thảo thường diễn ra với quy trình gồm ba giai đoạn: công tác chuẩn bị trước khi hội thảo diễn ra, các công việc trong thời gian hội thảo và giai đoạn xử lý công việc sau khi hội thảo diễn ra.

1. Giai đoạn chuẩn bị trước khi diễn ra hội thảo:
Khi bắt đầu công việc tổ chức một cuộc hội thảo cần phải xác định được mục đích khi tổ chức hội thảo là gì; cần bao nhiêu thời gian để thực hiện hội thảo; nội dung cơ bản của hội thảo là gì; phân công trách nhiệm cụ thể của từng người,… cụ thể:
– Tên chương trình hội thảo
– Địa điểm, thời gian diễn ra hội thảo
– Thành phần tham dự hội thảo
– Nội dung chương trình hội thảo
– Lên danh sách thiết bị hỗ trợ hội thảo: máy chiếu, màn chiếu, bàn ghế, hệ thống ánh sáng, hệ thống âm thanh, điều hòa, quạt, bảng viết, bút viết, backdrop, standee,…
– Chương trình khởi động, nghỉ giữa giờ, …

Phòng hội thảo Nam Dương (Tầng 4, tòa nhà MIPEC, 229 Tây Sơn, Đống Đa, Hà Nội)

Phòng hội thảo Nam Dương (Tầng 4, tòa nhà MIPEC, 229 Tây Sơn, Đống Đa, Hà Nội)

Các công việc tiếp theo của công tác chuẩn bị bao gồm:
– Tìm phòng hội thảo: địa điểm diễn ra hội thảo phải phù hợp với số lượng và đối tượng khách mời tham dự hội thảo. Địa điểm phải gần trung tâm hoặc ít nhất phải là địa chỉ dễ tìm kiếm và giao thông thuận lợi. Sau đó, cần phải trang trí phòng hội thảo phù hợp với nội dung chương trình.
– Chuẩn bị tài liệu cần thiết: In, photo trước các tài liệu sử dụng trong hội thảo, chuẩn bị bài giảng trình chiếu cho giảng viên, diễn giả để khách mời dễ dàng theo dõi.
– Xác định số lượng và thành phần khách tham dự hội thảo:
o Căn cứ vào mục đích, nội dung của buổi hội thảo mà xác định đối tượng khách mời của hội thảo là những ai và số lượng cần thiết là bao nhiêu.
o Cần lập danh sách khách mời cụ thể để tiện cho việc gửi giấy mời, chuẩn bị tài liệu.
– Gửi thư mời: Thư mời cần gửi trước ngày diễn ra hội thảo ít nhất 3 ngày với đầy đủ các thông tin (tên, chức vụ, nội dung, thời gian, địa điểm, giấy tờ cần mang tới hội thảo, lưu ý khác nếu có)

2. Giai đoạn tiến hành hội thảo:
Các công việc cần làm:
– Đón tiếp khách mời tham dự, phát tài liệu cần thiết
– Khai mạc đầu giờ tùy theo nội dung của hội thảo (văn nghệ, follow the leader, …)
– Giới thiệu diễn giả của chương trình hội thảo
– Diễn giả trình bày mục đích, các nội dung của chương trình hội thảo
– Giao lưu, chia sẻ, tranh luận về nội dung chương trình hội thảo
– Hội thảo có thể giải lao, ăn nhẹ giữa buổi. Các khách mời tham dự sẽ gặp gỡ, làm quen, trò chuyện tự do
– Tổng kết nội dung hội thảo

Phòng hội thảo Nam Dương (Tầng 4, tòa nhà MIPEC, 229 Tây Sơn, Đống Đa, Hà Nội)

Phòng hội thảo Nam Dương (Tầng 4, tòa nhà MIPEC, 229 Tây Sơn, Đống Đa, Hà Nội)

3. Giai đoạn sau khi hội thảo diễn ra:
– Tổng hợp lại nội dung hội thảo và các ý kiến thu nhận được trong hội thảo
– Quyết toán các chi phí cho hội thảo
– Tiến hành triển khai các công việc (nếu có) được đưa ra tại hội thảo
Như vậy, để tổ chức một hội thảo thành công cần tiến hành các công việc theo quy trình, phân công công việc cụ thể và khả năng quản lý của người lãnh đạo. Hy vọng, thông qua bài viết vừa rồi, công việc tổ chức một cuộc hội thảo với bạn không còn quá khó khăn.

Bạn còn đang đau đầu trong việc tìm kiếm một phòng hội thảo sao cho vừa đầy đủ tiện nghi, hiện đại, sang trọng mà giá cả lại phải chăng? Đến Phòng hội thảo Nam Dương (Tầng 4, tòa nhà MIPEC, 229 Tây Sơn, Đống Đa, Hà Nội) để trải nghiệm không gian hội thảo đẳng cấp ngay nhé.

Liên hệ đặt phòng tại phòng hội thảo Nam Dương Centre:
Công ty cổ phần đầu tư phát triển Nam Dương
Tầng 4, tòa nhà MIPEC, 229 Tây Sơn, Đống Đa, Hà Nội
Hotline: 024.8585.0000 – 090.223.2006
Email: phonghoithaonamduong@gmail.com
Facebook: Phòng hội thảo Nam Dương

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

*